Quand on parle d’archives, certaines images peuvent arriver en tête et généralement, elles suggèrent des pièces remplies d’une tonne de documents qui tombent en lambeaux et sur lesquels dort une couche épaisse de poussière.
Les archives pourtant, qu’elles soient dans les foyers des particuliers ou dans les entreprises des professionnels, sont des éléments importants et certaines d’entre elles sont à conserver sans limite de durée.
Archivage : ce qu’il faut retenir
Il existe deux familles d’archives : les archives papier et les archives numériques. Dans ces deux familles, on retrouve 3 sortes d’archives différentes : les courantes, les intermédiaires et les définitives.
Dans la première catégorie sont mises les archives qui peuvent constituer une source récurrente d’information dans le quotidien de l’entreprise.
De par leur délai de conservation légale, certaines archives sont dites intermédiaires car il y a lieu de les conserver pendant encore un certain temps alors qu’elles n’ont pas d’utilité à l’instant T.
Enfin, on trouve les archives qu’il ne faut jamais jeter et sont donc à préserver dans les meilleures conditions.
Revenons sur les archives papier et les archives numériques. Avant, la deuxième branche n’existait pas et la première a certainement contribué à dessiner l’image qu’elles représentent dans l’inconscient collectif.
Cependant, même si l’entreprise a des décennies d’existence et à ce titre, possède parfois plusieurs salles des archives, elle sait qu’à l’heure de la digitalisation, il faut trouver des solutions pour numériser toutes les informations qu’elles recèlent, quand elles sont encore pertinentes, et de supprimer celles qui peuvent l’être en ne faisant pas d’erreur.
Les conséquences, notamment en cas de contrôle fiscal ou de situation litigieuse avec un client pourraient être importantes et dommageables, ne serait-ce que financièrement parlant.
Comment se faire aider pour son archivage papier ou numérique ?
Il convient dans un premier lieu de faire un état des lieux de ce qui existe déjà. S’il ne s’agit que d’archives sous format papier, il convient de les mettre sous forme numérique en respectant tout un protocole bien spécifique.
Cela n’a rien d’évident, d’autant que généralement, de telles archives n’ont jamais fait l’objet d’un récolement, soit le fait de les trier, afin de supprimer celles qui sont obsolètes.
Cela suppose donc à ce moment du processus de connaitre les durées de conservation propres à chacune en fonction de leur nature.
Vient après cette première étape le moment de les classer afin de mieux les retrouver au besoin. Celles qui doivent être supprimées doivent l’être en ne permettant pas qu’elles soient reconstituées à des fins malhonnêtes.
Se pose alors la question de l’entreposage : les archives papier retournent-elles dans leur pièce d’origine ? Le chef d’entreprise peut avoir besoin de ces mètres carrés tout en sachant qu’il peut rencontrer le besoin de trouver une archive donnée. Cela semble une situation inextricable. Mais il existe des structures qui se chargent de transporter et d’entreposer les archives papier des pros afin de les conserver dans des conditions optimales ; ce qui n’est pas toujours le cas.
Ces mêmes entreprises se chargent d’ailleurs de la numérisation et mettent en place des séances de sensibilisation et d’information à destination des collaborateurs afin de leur expliquer comment sont classées numériquement les archives dont ils peuvent avoir besoin dans l’exercice de leur fonction.
Pour certaines d’entre elles dont l’accès pourrait être restreint, il est possible de choisir des mots de passe spécifiques, à voir avec les structures.
Il est prouvé que des archives numériques bien classées permettent à des salariés de gagner en productivité. Cela crée un effet boule de neige : conscients d’être plus efficaces, ils gagnent en confiance et ont moins de problèmes à résoudre des situations professionnelles épineuses auxquelles ils pourraient être confrontés. L’entreprise a donc tout à gagner à prendre soin de ses archives.